Wszystko dla domu

Organizacja konferencji może być trudne i czasochłonne. Czy jest to małe wydarzenie dla 20 osób lub ogromne trzy dni w Earls Court, ogólnego procesu i wspólne problemy są takie same. Więc jakie są etapy planowania konferencji? Rezerwacja miejsca
Wysyłanie zaproszeń do wybranych listę delegatów perspektywa
Organizowanie i rezerwacji wszystkich zasobów, takich jak gastronomia, drukowanie zabezpieczenia, artykuły promocyjne, itp. A & V
Radzenie sobie z prezenterów i zaproszonych gości
Biorąc rejestracji
Biorąc płatności
Wysyłanie wiadomości e-mail przypomnienia delegatów
Odznaki druku
Pracowników Organizacja w dniu
Zarządzanie throughoutThis budżetu jest bardzo podstawowy i uproszczony wykaz wskazaniu ogólnej menedżerów lista kontrolna przypadku musi wziąć pod uwagę. Ten proces może rozpocząć się od 6 miesięcy przed zdarzeniem lub nawet tak długo, jak 12-18 miesięcy przed do naprawdę dużych, imprez krajowych. Zarządzanie wszystkie te kroki mogą być bardzo skomplikowane i może być bardzo łatwe dla menedżerów przypadku do poważnych błędów. Aby uniknąć kosztownych błędów i zapewnić konferencje organizowane są w sposób efektywny, wielu specjalistów przypadku szukasz zatrudniają stosowania zarządzania zdarzeniami oprogramowanie. Rozwiązania te narzędzia i funkcje do zarządzania i śledzenia aktywności na terenie całej imprezy, a proces planowania konferencji, jak również działań realizowanych w ramach przypadku kontynuacji (takich jak badania przypadku poczty i tworzenie raportów dla inteligentnych analizy). Biorąc powyższe kroki w planowaniu imprezy, o to w jaki sposób oprogramowanie może pomóc w przypadku: 1. Rezerwacja venueControl zarządcy przypadku jest kluczem, czy jest to spotkanie / sala konferencyjna w swoim biurze lub większym miejscu zewnętrznych, oprogramowanie przypadku może pomóc poprzez zapewnienie podziału dokonano i że płatność została podjęta. W przypadku bardziej skomplikowanych konferencji, które wymagają wielu pokojach z wielu dni, rozwiązań przypadku obejmują kompleksową miejsce planowania, zasobów i harmonogramu narzędzie. Wysoce konfigurowalny, w pełni konfigurowalny arkusza funkcji i wielu funkcji kalendarza, który daje możliwość zarządzania swoimi zasobami i miejsce z jednej aplikacji centralnej i elastyczne. Pozwala to na uproszczenie normalnie skomplikowanego procesu rezerwacji oraz zarządzanie miejsce. 2. Wysyłanie zaproszeń do listy nakierowanych kierownika prospectsThe przypadku mogą poznać dokładną liczbę i nazwiska delegatów są skierowane lub w niektórych przypadkach może im powiedzieli zaprosić niektórych demograficznych (oparte na związku, stanowisko, itp. lokalizacji). Zarządzanie wybór delegatów zaprosić jest łatwe z oprogramowaniem przypadku, ponieważ jest w stanie być zintegrowany pakiet CRM ich. Oznacza, że ​​wszystkie firmy rekordy, a dane mogą zostać łatwo i zapisy automatycznie aktualizowane, tak aby inni, patrząc na ten rekord będzie wiedział, że kontakt zostali zaproszeni, i czy nie mają one zarejestrowane i opłacone. Oprogramowanie zdarzenia jest również wyposażony w zaawansowane narzędzia e-mail marketingu. Menedżerów zdarzenia są w stanie łatwo zbudować i filtr selekcji ukierunkowanej delegatów z ich CRM i umieścić je w na zamówienie, e-mail HTML, które mogą być wysyłane. Od zarządzania zdarzeniami platformy oprogramowania, menedżerów wydarzenie będzie w stanie śledzić otwiera, kliknięć i innych działań odbiorcy. 3. Zasobów managementEvent oprogramowania będzie pochodzić z modułu Zarządzanie Zasobami czyli tam, gdzie menedżerowie przypadku mogą śledzić i kontrolować wszystkie zasoby potrzebne do zarządzania zdarzenia. Zewnętrzni dostawcy mogą mieć dostęp do tego modułu tak aby mogli oni śledzić sobie, a nie do czynienia z event manager bezpośrednio. Na przykład, catering, może mieć dostęp, dzięki czemu można łatwo zobaczyć aktualny, aż do aktualnych informacji o liczbie uczestników oraz wszelkie szczególne wymagania żywieniowe. Dając im bezpośredni dostęp do tego modułu w oprogramowaniu przypadku oznacza, że ​​menedżerowie zdarzenie może zajmować się tylko jedną osobę i jeden mniej phonecall mniej! Błędy są również ograniczone, gdyż warstwa komunikacji została usunięta. Moduły zasobów również zawierać wiele i potężny kalendarze umożliwiając menedżerom konferencji do zarządzania wieloma zasobów na tych różnych kalendarzy, to wszystko dostępne z jednego centralnego miejsca zapewniając wszystkie aktualizacje / poprawki / dodatki są rejestrowane w czasie rzeczywistym. Z informacji zebranych przez ten moduł zasobów, menedżerów przypadku można uruchomić na zamówienie raportów zawierających dane, takie jak liczby strąków dostępny, numer broszur itp. menedżerów zdarzenia nie będą już musieli się pogodzić wielu arkuszy kalkulacyjnych w wielu kalendarzy, które zapewnią mniej błędów. 4. Radzenie sobie z prezenterów i gości oprogramowania speakersEvent może zarządzać tym procesem. E-maile mogą być planowane automatycznie przypomnieć prelegentów o zdarzeniu oraz złożenia wniosku pewnych informacji, takich jak bio dla materiałów marketingowych i slajdów prezentacji dla delegatów. Głośniki mogą również mieć bezpośredni dostęp do modułu zarządzania zasobami, gdzie mogą zarządzać i aktualizować swój profil, i przesłać materiały i inne przedmioty. Ponownie, to zabiera zaangażowanie kierownik imprezy, uwalniając ich do pracy na bardziej strategicznych działań. 5. Biorąc registrationsA wygodny sposób podjęcia rejestracji jest online. To pasuje zarówno delegatów i menedżerów zdarzenia. Jest to szybkie, skuteczne metody i staje się coraz bardziej standardową metodę rejestracji zdarzeń. Ale są dobre i złe sposoby podejmowania rejestracji online. Idealnie menedżerów przypadku powinny zostać bezpośrednio delegatów szanse na własnej stronie internetowej, gdzie na specjalnie przygotowanej stronie, z marki firmy i wydarzenia zostały uwzględnione. Biorąc rejestracje na własnej stronie internetowej odgrywa ważną rolę w delegować zwiększenie zarejestrować się stóp – delegaci będą bardziej ufne i bardziej prawdopodobne, aby się zarejestrować, jeśli jest w tym samym miejscu, natomiast biorąc je do stron zewnętrznych mogą powodować problemy zaufania. Ważne jest również, aby móc zmienić informacje wymagane w punkcie rejestracji. Niektóre wydarzenia wymagają jedynie nazwę, numer telefonu i adres e-mail, podczas gdy inne mogą wymagać bardziej szczegółowych informacji. Oprogramowanie zdarzenia można łatwo obsługiwać tych zmian. 6. Biorąc paymentHaving procesu rejestracji i płatności, które jest łatwe, proste i skuteczne jest niezwykle ważne w przypadku menedżerów razie chcą zapewnić wysoki poziom obecności delegata. Oprogramowanie Event daje menedżerom przypadku zdolność do płatności online, za pośrednictwem bezpiecznego portalu – dając delegatów łatwe, godny zaufania sposób płatności. Ponieważ oprogramowanie zarządzania zdarzeniami może być zintegrowany z tyłu aplikacji finansów końca, płatność może być łatwiej akceptowane, zapisy aktualnych i wpływy wysyłane automatycznie, bez interwencji ze strony menedżera zdarzeń lub zobowiązania pracowników. Jeśli płatność nie zostanie podjęta w trybie online, program imprezy można automatycznie wysyłane faktury do delegata. Aby uzyskać jeszcze gładszą rozwiązań transakcji płatniczej wydarzenia znajdzie złącza umożliwiające bezproblemową integrację z wewnętrznym systemem finansów. 7. Wysyłanie przypomnienia delegatesThe email narzędzie marketingowe zawarte w oprogramowaniu przypadku może mieć e-maile tworzone które planowane jest automatycznie przekazywana do wszystkich delegatów. Mogą to być wiadomości e-mail przypomnienia lub wiadomości e-mail z aktualizacji lub zmiany zdarzeń. Mogą one być tworzone w góry, a następnie zapomnieć o jak oprogramowanie przypadku uda się resztą. 8. Drukowanie badgesThe produkcji identyfikatorów delegata jest niewielka część gospodarzem konferencji, ale to taki, który może być bardzo czasochłonny dla menedżerów zdarzenia i może spowodować poważne problemy w dniu konferencji jeżeli zostały popełnione błędy. Pakietów oprogramowania zdarzenia przyjdzie, łatwy w użyciu, skuteczne narzędzia w produkcji identyfikatorów. Nie tylko tworzenie własnych odznaki być łatwiejsze, ale część nazwy pełnomocnika będą automatycznie ponieważ program imprezy zostanie zintegrowany z CRM – więc to dokładnie wiedzieć, co nazwiska i dane do druku. 9. Pracowników organizowanie dayThe Moduł umożliwia efektywne zarządzanie zasobami wszystkich osób, które będą dokładnie udało – będzie to łatwe dla menedżerów przypadku delegowania działań osób i rejestrować go w ten moduł zasobów. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do tego modułu w każdej chwili iz dowolnego miejsca (przez Internet), więc zawsze będą świadomi tego, co ich obowiązków i gdzie trzeba. 10. Zarządzanie oprogramowaniem throughoutEvent budżetu jest doskonałym narzędziem do zarządzania finansami i budżetem. Wszystkie koszty mogą być podjęte przez integrację z systemem finansów. Mogą one być łatwo śledzone i monitorowane, z alertów, aby ostrzec event manager czy są jakieś problemy lub jeżeli koszty rosną szybko. Raporty mogą być tworzone tam, za pomocą kliknięcia przycisku – przydatne na spotkania aktualizacja zdarzenia i jeśli menedżerowie razie potrzeby kompilacji żadnych statystyk dla kierownictwa wyższego szczebla. Tak więc widzimy, w jaki sposób oprogramowanie zdarzenie może zrewolucjonizować etapach planowania konferencji. Bez oprogramowania zarządzania zdarzeniami, wiele z tych zadań będą tworzone ręcznie, śledzone i organizowane przez wielkie arkusze kalkulacyjne. Nie byłoby szansy na błędy i pomyłki, a cały proces będzie czasochłonne, stresujące i nieskuteczne dla menedżera konferencji i te związane ze zdarzeniem.